Как написать письмо грамотно

По сообщениям, отправленным вами, ваши корреспонденты могут и будут судить о вашей образованности. Поэтому приложите все усилия, чтобы написать письмо грамотно.

Вам понадобится

  • - лист бумаги;
  • - ручка;
  • - конверт;
  • - компьютер.
1.

Подумайте, о чем хотите написать. Составьте примерный план повествования. Сначала напишите по пунктам, какие вопросы вам необходимо затронуть в своем письме. Так вы наглядно проверите, все ли указали, и наоборот, нет ли лишней информации в вашем списке.

2.

Расположите информацию в логическую цепочку. Ваш корреспондент лучше усвоит смысл написанного, если вы кратко обрисуете проблему и распишете по абзацам все вопросы подробнее.

В теле электронного письма принято разделять текст на абзацы с помощью двойного, а не одинарного интервала.

3.

Отправляя электронное письмо, корректно заполняйте поле с адресом получателя. Лучше всего выполнить это действие после написания сообщения, чтобы случайно не отправить незаконченную черновую версию.

4.

Обязательно укажите тему электронного письма. Так его получатель сразу оценит его важность, а впоследствии легко найдет ваше сообщение среди многих других.

5.

Старайтесь реже пользоваться функцией получения подтверждения о прочтении вашего письма корреспондентом. Конечно, этот сервис поможет вам сориентироваться, когда именно ваша информация была принята к сведению. Но, с другой стороны, человек, которому вы пишете, может расценить этот жест как свидетельство того, что ему не доверяют и сомневаются в его компетентности.

Если вам обязательно нужно удостовериться в получении важного сообщения, в конце письма попросите его получателя подтвердить, что послание пришло и принято в работу.

6.

Не забудьте в конце обозначить, каких действий вы ждете от получателя вашего письма. Укажите в виде просьбы, нужно ли ему прислать какую-то информацию вам, надо ли что-то сделать или ответить на конкретный вопрос.

7.

Следите за стилем послания. Например, если пишете письмо партнеру, ваше сообщение должно быть выдержано в деловом стиле. Постарайтесь не допускать просторечных выражений и излишне эмоциональных слов.

Ни в коем случае не используйте кнопку «Caps Lock», это признак дурного тона.

8.

Проверьте текст на наличие орфографических ошибок. Не стоит полностью полагаться на сервис проверки правописания, включенный в окне текстового редактора. Если сомневаетесь в правильности написания слова или выражения, лучше справиться в словаре.

Грамотно расставляйте знаки препинания. Иногда запятая, стоящая не в том месте, может полностью исказить смысл целого предложения.

9.

Ваше письмо обладает определенным характером, который зависит от вашей позиции, занимаемой перед корреспондентом. Не стоит смотреть на делового партнера сверху вниз, это выглядит высокомерно и развязно. Также не нужно играть роль просителя. Самоуничижение чаще всего отталкивает других людей.

10.

Помните о том, что письмо от личного или телефонного разговора отличает то, что по нему сложно судить о тонких эмоциях, ведь человек, читающий ваше послание, не слышит интонационных нюансов. Поэтому не допускайте двусмысленности в своих текстовых сообщениях. Фраза, которую вы пишете с улыбкой, может прозвучать грубо для получателя вашего письма.

11.

В конце сообщения обязательно подпишитесь и укажите свои контактные данные. В электронном письме, несмотря на то, что получатель видит адрес вашего почтового ящика, добавьте свою подпись.

"Как написать письмо грамотно" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
1 + 0 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.