Как подшивать бухгалтерские документы

Все бухгалтерские документы, находящиеся в организации, должны быть не только правильно оформлены, но и подшиты. К таким документам относят: счет-фактуры, накладные, кассовые бумаги, карточки счетов, реестры и другие. Способ ведения документооборота разрабатывается главным бухгалтером и закрепляется в учетной политике.
1.

Прежде чем подшивать бухгалтерские документы, убедитесь, что они составлены правильно, присутствуют все необходимые листы, подписи и печати организаций. Например, если вы заполняете транспортную накладную, помимо подписи руководителя и бухгалтера, должна присутствовать отметка водителя. Также к транспортной накладной должен быть составлен путевой лист.

2.

Если вы работаете в крупной организации, необходимо разбить документы на группы, например, «Счет-фактуры выданные», «Счет-фактуры полученные», «Банк», «Кассовая книга», «Счета», «Авансовые отчеты», «Отчеты» и т.д.

В вашей организации мало документов? В этом случае вы можете рассортировать их по месяцам или даже кварталам.

3.

Разложите документы, начиная с более поздней даты и заканчивая более ранней. Например, сначала у вас должны идти бумаги за 1 января, затем за 1 февраля. Этот порядок очень важен, особенно если документов много.

4.

Документы разложены в хронологическом порядке. Теперь пронумеруйте каждую страницу, причем ставить номер необходимо с двух сторон листа (даже если на оборотной стороне ничего не написано).

Нумеровать необходимо не только напечатанные вами документы, но и, например, товарные чеки, квитанции, мемориальные ордера.

5.

Подшивая бухгалтерские документы, вы можете составить опись содержимого папки. В этом случае вам будет легче найти необходимый документ, например, если его попросит предоставить налоговая инспекция или обслуживающий вас банк.

6.

После того как документы разложены и пронумерованы, сшейте их при помощи нитки, дырокола. С обратной стороны папки на кончики нитки приклейте небольшой отрезок бумаги. Напишите на нем «Пронумеровано, скреплено и прошито (укажите количество страниц)». Поставьте синий оттиск печати так, чтобы он заходил и на отрезок бумаги и на сам лист. Отдайте папку на подпись руководителю организации.

7.

Подшитые документы за прошлый отчетный период сдавайте в архив. Храните их столько, сколько составляет срок исковой давности. После истечения этого срока, отправьте папки на утилизацию.

"Как подшивать бухгалтерские документы" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
4 + 2 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.