Как оформить журнал регистрации приказов

Для учета внешних и внутренних распорядительных документов кадровиками предприятий ведется специальный журнал. Он называется журналом регистрации приказов. Заполнять его вправе только ответственное лицо, назначенное руководителем организации.

Вам понадобится

  • - бланк журнала регистрации приказов;
  • - приказы по личному составу или другие распоряжения;
  • - документы компании;
  • - сургучная или мастичная печать;
  • - Трудовой кодекс РФ;
  • - правила делопроизводства;
  • - ручка с черной, синей или фиолетовой пастой.
1.

Для данного кадрового документа разработана унифицированная форма. Вы можете воспользоваться бланком, утвержденным Министерством финансов РФ. Если вы желаете самостоятельно разработать форму журнала, это законом не запрещено. Главное, чтобы были соблюдены правила делопроизводства.

2.

На титульном листе журнала регистрации приказов укажите полное название вашего предприятия. Посередине напишите наименование документа. Если вы оформляете журнал регистрации приказов по личному составу, в нем будут фиксироваться реквизиты распорядительных документов о приеме, увольнении, переводе сотрудников внутри компании.

3.

Укажите номер тома журнала. Впишите дату, когда был начат документ. После того, как журнал регистрации приказов будет полностью заполнен, на титульном листе напишите фактическую дату его окончания.

Журнал регистрации приказов хранится в архиве фирме 75 лет. Это требование Федеральной архивной службы РФ. Укажите срок, до которого нужно сохранить документ.

4.

За ведение журнала регистрации приказов назначается распоряжением директора ответственный сотрудник. На первом листе документа напишите дату, с которой кадровик имеет право заполнять документ. Укажите персональные данные ответственного лица, его должность, реквизиты приказа, на основании которого он обязан оформлять журнал. В шестой графе кадровый специалист ставит свою подпись.

При смене ответственного лица за оформление журнала регистрации приказов первый лист документа заполняется аналогичным образом.

5.

На следующих листах журнала вносятся сведения о распоряжениях. Поставьте порядковый номер записи. Укажите дату, номер приказа по личному составу. Впишите вид распорядительного документа. К примеру, приказ о приеме на работу или увольнении. Напишите фамилию, инициалы сотрудника, по которому оформлено распоряжение. В качестве основания приказов, как правило, служат срочные и бессрочные трудовые договоры, дополнительные соглашения. Поэтому в шестой графе табличной части укажите номер, дату соответствующего документа.

Вносите записи в журнал аккуратно. При исправлении ошибочных сведений зачеркните тонкой линией, укажите правильную информацию, поставьте подпись.

6.

При оформлении журнала пронумеруйте листы. Это необходимо для того, чтобы у заинтересованных лиц не было возможности подмены страниц. В соответствии с правилами делопроизводства необходимо прошнуровать листы и скрепить журнал печатью.

Для скрепления журнала можно использовать мастичную или сургучную печать.

"Как оформить журнал регистрации приказов" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
6 + 5 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.