Как написать деловое письмо-ответ

Деловая переписка регламентируется некоторыми общими правилами, которые должны неукоснительно соблюдаться. Этим она и отличается от личного общения, где не существует никаких ограничений ни к манере, ни к стилю изложения. Для написания делового письма требуется не только знание правил его оформления, вы должны использовать деловой язык и дипломатические обороты. Чтобы написать деловое письмо-ответ, также нужно изучить и осмыслить письмо-первоисточник.

Вам понадобится

  • - компьютер;
  • - бланк вашего предприятия;
  • - исходный документ.
1.

Прочитайте полученное сообщение, предложение, заявку. Изучите вопрос, получите необходимую для написания ответа информацию. При необходимости проконсультируйтесь и обсудите с руководством и специалистами те решения, которые вы изложите в ответе.

2.

Переписка, подразумевающая фиксацию каких-либо финансовых и серьезных деловых вопросов, ведется в бумажном виде. Используйте для написания ответа бланк своего предприятия, на котором указано его полное наименование, адрес, реквизиты и контактные телефоны.

3.

Как правило, исходное письмо подписано конкретным должностным лицом, в нем указаны его должность, фамилия и инициалы. Свой ответ вы также должны писать на имя вашего корреспондента. Если вы не знаете его полного имени и отчества, позвоните по контактным телефонам, указанным в исходном письме, и уточните их. Для адресатов из России принято начинать деловое письмо со слов «Уважаемый» с указанием имени и фамилии.

Не забывайте указывать в своем письме исходящий номер того документа, на который вы отвечаете. Это поможет вашему корреспонденту сразу сориентироваться по сути вашего письма.

4.

Если в одном письме вы даете ответ по нескольким позициям, структурируйте его текст так, чтобы каждая позиция обговаривалась в отдельном абзаце или в нескольких абзацах, следующих друг за другом. При необходимости можете процитировать основные положения исходного документа, но при этом оговорите цитату словами: «Как Вы утверждаете…», «Согласно Вашим данным…» и т.п. После такого цитирования сразу должно следовать возражение, в случае вашего несогласия, предложение или замечание.

5.

Точно и конкретно отвечайте на те вопросы и предложения, которые ваш адресат изложил в своем послании. Пишите деловое письмо-ответ, используя и указывая конкретные даты, суммы, числа. Логично, кратко и последовательно излагайте ту информацию, которую вы хотите донести. Не используйте простонародных слов и выражений, тем более, сленг.

Следует помнить, что деловое письмо является официальным документом, который может быть предъявлен, например, в арбитражном или любом другом суде.

"Как написать деловое письмо-ответ" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
9 + 0 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.