Как составить личное дело

Порядок формирования и ведения личных дел не регламентирован какими-либо общегосударственными нормативами. Организации вправе самостоятельно решать, как составлять личные дела своих сотрудников. Тем не менее, существует ряд рекомендаций по работе с такими документами.

Вам понадобится

  • - отдельная папка
  • - копии личных документов работника
  • - копии документов, связанных с трудовой деятельностью работника
  • - журнал учета личных дел
1.

Личное дело формируется из документов, содержащих сведения о самом работнике и о его трудовой деятельности. Оно составляется после издания приказа о приеме сотрудника на работу и, как правило, представляет собой отдельную папку. Данной папке присваивается уникальный номер, который заносится в журнал учета личных дел. Это необходимо для систематизации всех личных дел работников предприятия.

2.

На внутреннюю часть обложки или на первый лист выносят внутреннюю опись документов личного дела. Необходимо убедиться, что в описи достаточно свободного места, ведь в папку периодически будут добавляться новые данные и документы.

3.

Первая часть папки посвящена личности работника. Целесообразно внести в дело анкету или личный листок по учету кадров, содержащий краткую информацию о работнике (паспортные данные, адрес, семейное положение и прочее), ведь перелистывать всю папку в поисках нужных сведений не всегда удобно. Также можно дополнить дело автобиографией работника или его резюме.

4.

Далее в дело вкладывают копии документов: паспорта, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, диплома или свидетельства об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Если у работника имеются рекомендательные письма или характеристики, их тоже можно поместить в личное дело.

Документы в личном деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

5.

Вторая часть папки отведена для документов, касающихся непосредственно трудовой деятельности работника. Она формируется из трудового договора, копии приказа о приеме на работу, именной должностной инструкции. Со временем личное дело будет пополняться копиями различных приказов, касающихся работы сотрудника. Также личное дело может быть дополнено сведениями об изменении анкетных или биографических данных.

Трудовой договор с работником может храниться как в личном деле, так и отдельно.

6.

В дела не включают документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет): справки о состоянии здоровья, с места жительства. Личные дела всех сотрудников должны храниться в металлическом шкафу или сейфе. Запрещается выдавать личные дела на руки работникам, а также изымать или заменять документы, хранящиеся в деле.

"Как составить личное дело" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
13 + 5 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.