Администратор на ресепшн: особенности профессии

Многие крупные фирмы, работающие с клиентами, имеют в штатном расписании должность администратора на ресепшн. Круг обязанностей администратора определяется особенностями деятельности конкретной компании, но практически во всех случаях к претендентам на эту должность предъявляются одинаковые требования. Администратор на ресепшн – это всегда «лицо» фирмы, по которому клиенты делают вывод об успешности предприятия и качестве обслуживания.

Характер работы администратора на ресепшн

Функции администратора на ресепшн работодатель, как правило, закрепляет в документах, регламентирующих внутренний распорядок работы предприятия. Вне зависимости от типа компании и сферы ее деятельности, в общие обязанности администратора входит решение разного рода организационных и хозяйственных вопросов.

Главная обязанность администратора на ресепшн – организация повседневной работы с потоком клиентов.

Во многих случаях администратор непосредственно принимает клиентов при посещении ими компании. От него посетители могут получить информацию справочного характера, узнать о расположении отдельных служб компании и режиме их работы. Работник ресепшн должен быстро уяснить цель визита и направить клиента к нужному специалисту.

В структуре фирмы администратор на ресепшн часто представляет собой центральное звено, через которое происходит прием и передача информации. Средства информационного обеспечения включают в себя телефон, факс, электронную почту. В некоторых случаях администратор организует работу курьерской службы или службы доставки.

Руководство компании может возложить на работника ресепшн обязанности по машинописному оформлению некоторых документов, ксерокопированию и ведению телефонной базы клиентов.

Администратор на ресепшн: профессиональные требования

Администратор на ресепшн должен иметь четкое представление о направлениях деятельности компании и ее организационной структуре. Работа требует от него высокой собранности, организованности, умения ориентироваться в информационных потоках. Хороший администратор отличается способностью к концентрации и быстрому переключению внимания, а также отличной памятью.

Выполнение функциональных обязанностей по должности требует от работника ресепшн умения работать с оргтехникой, уверенно владеть средствами связи и компьютером.

Работа с клиентами предполагает наличие у администратора навыков общения и умения разрешать конфликтные ситуации. В работе любой организации могут возникать определенные сбои и недоразумения. Будучи лицом компании, администратор должен уметь улаживать конфликтные ситуации без ущерба для фирмы и с учетом законных интересов клиента. Профессионально важные качества работника ресепшн – доброжелательность и умение находить общий язык даже с самым сложным посетителем.

В организациях, работающих на международном уровне, от администратора требуется знание иностранных языков. Дополнительные требования, которые учитывает работодатель – уровень общей культуры и качество образования, правильно поставленная и грамотная речь, приятная внешность и безупречные манеры.

"Администратор на ресепшн: особенности профессии" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
5 + 2 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.