Администратор ресепшн: особенности профессии

Должность администратора ресепшн есть практически во всех компаниях и фирмах, которые работают с определенным потоком клиентов. В зависимости от направленности самой организации обязанности администратора будут различаться, например, администратор на ресепшн в автосалоне и администратор в частной клинике выполняют несколько разные должностные обязанности.

Общие функции администратора ресепшн

Конкретные задачи, функции, ответственность и полномочия администратора зависят от того, где он работает. Общим для администраторов в любой отрасли остается то, что он, являясь лицом работодателя, организует работу с клиентами и решает организационно-хозяйственные вопросы.

При этом функции администратора не сводятся к приему гостей и посетителей. На работника ресепшн может быть возложена еще и обязанность обеспечивать прием и передачу информации внутри фирмы (телефон, факс, e-mail), заказывать пропуска, водителей, курьеров. Кроме этого, руководство фирмы может поручить администратору ресепшн выполнение машинописных и копировальных работ, осуществление обзвона телефонных номеров клиентской базы. Очень часто в обязанности администратора ресепшн входит подача напитков и угощений посетителям компании.

Специфика работы в данной должности такова, что в ходе работы администратор взаимодействует со всеми структурными подразделениями фирмы, поэтому он хорошо должен представлять себе структуру всего предприятия.

Если речь идет о портье (администратор на ресепшн в гостинице, отеле), основными обязанностями будут: прием и размещение гостей, прием телефонных звонков, электронной почты и корреспонденции, регистрация иностранных туристов, а также консультация гостей по предоставляемым гостиницей услугам.

График работы администратора ресепшн – полный рабочий день либо гибкий график.

Что нужно изучить претенденту на должность администратора ресепшн?

Администратор должен знать и применять в работе законы, которые регулируют работу компании; внутренние нормативные документы, например, Правила приема информации в компании, Правила учета и хранения документов и т.п.; правила внутреннего трудового распорядка; свою должностную инструкцию; приказы и распоряжения по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации и т.д.

Частые требования к кандидатам

Компании, размещающие вакансии «администратор ресепшн», как правило, хотят видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием, грамотной речью, приятной внешностью, хорошими знаниями ПК и делового этикета, доброжелательного в общении, иногда требуется знание иностранных языков.

"Администратор ресепшн: особенности профессии" - Версия для печати
Нам необходимо убедиться, что вы не робот.
9 + 9 =
Введите результат этой простой задачи. Например, для 1+3 введите 4.